Votre certification Qualiopi tient à deux audits sur trois ans. Le premier, l'audit de surveillance, doit avoir lieu dans une fenêtre légale précise : entre le 14e et le 22e mois après votre date de certification. Ni avant, ni après. Rater cette fenêtre ne reporte pas l'audit : la certification est suspendue, puis retirée.
Pour la plupart des formateurs indépendants, perdre la certification signifie perdre l'accès aux financements CPF, OPCO et France Travail. Ce guide explique comment calculer votre fenêtre, ce que l'auditeur va vérifier, et comment préparer vos preuves.
La fenêtre légale : mois 14 à 22, les deux bornes comptent
L'audit de surveillance est encadré par l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit. Il doit se tenir entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de votre certification. Ce sont deux bornes strictes.
Avant le mois 14 : l'audit ne peut pas avoir lieu.
Après le mois 22 : vous avez dépassé la fenêtre.
La date à retenir est la date de certification inscrite sur votre certificat, pas la date de l'audit initial ni la date de la décision administrative.
Comment calculer votre date de surveillance
La formule est simple :
- Ouverture de fenêtre : date de certification + 14 mois
- Fermeture de fenêtre : date de certification + 22 mois
Exemple concret : vous êtes certifié le 1er octobre 2023. La fenêtre s'ouvre le 1er décembre 2024 (mois 14). La fenêtre se ferme le 1er août 2025 (mois 22).
Planifiez votre audit au moins 6 à 8 semaines avant la fermeture de fenêtre. Certains organismes certificateurs ont des délais de planification de 4 à 6 semaines. Si vous contactez votre certificateur au mois 20 ou 21, il peut n'y avoir plus de créneau disponible dans la fenêtre.
Ce que l'auditeur vérifie lors de l'audit de surveillance
L'audit de surveillance porte sur l'ensemble des 32 indicateurs du Référentiel national qualité. L'auditeur ne se limite pas aux indicateurs de votre première certification : il vérifie la continuité de vos pratiques.
Il demande des documents datés. Il cherche une traçabilité au fil de l'eau, pas un dossier reconstitué la semaine précédente.
Plusieurs indicateurs sont systématiquement vérifiés :
- Indicateur 30 ("Recueillir les appréciations des parties prenantes") : vos questionnaires de satisfaction à chaud et, surtout, à froid.
- Indicateur 32 ("Mettre en place des actions d'amélioration") : votre plan d'amélioration construit à partir de l'analyse de vos retours.
- Indicateur 23 ("Suivre la veille légale et réglementaire") : votre journal de veille daté, avec sources et enseignements tirés pour vos prestations.
- Indicateurs 4, 5 et 6 : les traces de l'analyse du besoin et des objectifs par dossier bénéficiaire, pour chaque session réalisée depuis votre certification.
La checklist des preuves à préparer
Pour chaque indicateur, la preuve doit être datée, rangée, et retrouvable en moins d'une minute.
Critère 1 - Information du public
- Indicateur 1 : page de formation ou plaquette à jour (prérequis, objectifs, durée, tarifs, délais d'accès, accessibilité handicap). Chaque mise à jour doit être datable.
- Indicateur 2 : document ou page publiant vos indicateurs de résultats chiffrés (taux de satisfaction, taux de réussite). Mis à jour au moins une fois par an.
Critère 2 - Conception des prestations
- Indicateur 4 : trace de l'analyse du besoin par dossier bénéficiaire (entretien, questionnaire, échange écrit daté).
- Indicateurs 5 et 6 : programme avec objectifs opérationnels et évaluables, montrant l'adéquation entre contenus, modalités et objectifs.
Critère 3 - Déroulement des prestations
- Indicateur 9 : convocation ou livret d'accueil remis au bénéficiaire pour chaque session.
- Indicateur 11 : évaluation de fin de formation pour chaque session (quiz, mise en situation, attestation de fin).
- Indicateur 12 : pour les formations de plus de 2 jours, émargements et mesures de prévention des abandons formalisées.
Critère 6 - Environnement professionnel
- Indicateur 23 : journal de veille légale et réglementaire daté, avec source et enseignement tiré pour chaque entrée. Couvrant toute la période depuis la certification.
- Indicateur 24 : journal de veille métiers et compétences, même format.
Critère 7 - Appréciations et réclamations
- Indicateur 30 : questionnaires de satisfaction à chaud (fin de session) et à froid (1 à 3 mois après la formation) pour toutes les sessions de la période. Relances tracées.
- Indicateur 31 : registre des réclamations et aléas, avec leur traitement daté.
- Indicateur 32 : plan d'amélioration reliant chaque action à l'appréciation ou réclamation qui l'a déclenchée.
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Les erreurs les plus fréquentes
L'oubli du questionnaire à froid. C'est l'erreur la plus signalée. La satisfaction à chaud est souvent en place. Le suivi à froid, envoyé plusieurs semaines après la formation, est manquant pour la dernière session ou deux. L'auditeur le remarque et le note.
Le journal de veille sans date ni enseignement. Dire "je fais de la veille" ne suffit pas à l'indicateur 23. L'auditeur demande un document traçant chaque entrée avec la source consultée et l'enseignement tiré pour vos prestations.
Le plan d'amélioration déconnecté des retours. L'indicateur 32 exige de relier les actions d'amélioration à l'analyse de vos appréciations et réclamations. Un plan générique sans ce lien ne répond pas à l'attendu.
Contacter le certificateur trop tard. Certains certificateurs affichent 4 à 8 semaines de délai. Si vous appelez au mois 20 ou 21, il peut n'y avoir plus de créneau dans la fenêtre.
Reconstituer les preuves a posteriori. Le guide de lecture V9 (janvier 2024) insiste sur la traçabilité en continu. Les documents produits la veille de l'audit se voient dans les métadonnées et dans les incohérences de dates entre pièces.
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Réquisit est conçu pour les formateurs indépendants qui gèrent seuls leur conformité Qualiopi.
Il calcule automatiquement votre fenêtre de surveillance à partir de votre date de certification. Il vous alerte avant les échéances. Vous rangez chaque preuve à l'indicateur correspondant : elle est datée, retrouvable, et exportable pour l'auditeur.
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