La réponse honnête : Excel peut faire l'affaire. Si vous mettez votre tableur à jour après chaque session, si vous surveillez vous-même les dates, si vous relancez manuellement vos questionnaires à froid, et si vous avez le temps de reconstituer votre dossier avant l'audit, un tableur bien tenu couvre les bases.
Voici ce qu'il ne fait pas.
Il ne vous alerte pas quand votre fenêtre de surveillance approche du mois 22. Il ne détecte pas que le questionnaire à froid de la session de septembre n'a pas été envoyé. Il ne relie pas votre plan d'amélioration à vos questionnaires de satisfaction. Et il ne génère pas votre dossier d'audit en un clic.
La vraie question n'est pas "Excel suffit-il en théorie". C'est "Excel tient-il quand une période est chargée, quand une session passe entre les mailles, quand l'audit arrive et que la colonne n'a pas été mise à jour depuis quatre mois". C'est là que les non-conformités apparaissent.
Deux mauvais choix aux extrêmes
Le marché des outils pour la gestion de la conformité Qualiopi s'est fragmenté en deux catégories qui ne correspondent pas bien au formateur indépendant.
Le bricolage. Excel, Google Sheets, Notion, Google Drive, un mix de formulaires sans cohérence. Coût : zéro euro. Inconvénient : aucune alerte automatique, aucune cartographie des 32 indicateurs, aucun suivi des échéances, dossier d'audit à reconstituer manuellement chaque fois. Le bricolage tient si vous êtes rigoureux et non surchargé. Il dégénère dès qu'une session est oubliée ou qu'une relance passe à travers. Et le guide de lecture V9 a fermé la porte aux preuves reconstituées après coup.
Les ERP de formation. Des outils complets comme Digiforma ou Dendreo intègrent des modules de gestion administrative qui vont bien au-delà de la conformité Qualiopi : inscriptions, facturation, gestion des formateurs, OPCO, reporting. Pour un organisme avec un responsable administratif dédié et plusieurs formateurs, c'est pertinent. Pour un formateur solo qui gère dix à trente sessions par an, c'est trop complet pour les besoins, trop long à prendre en main, et souvent surdimensionné en prix.
Réquisit se place entre les deux. Conçu pour les formateurs indépendants et les petits organismes de formation qui gèrent seuls leur conformité Qualiopi, il couvre ce qu'il y a à couvrir et rien de plus.
Ce que Réquisit fait concrètement
Suivi des 32 indicateurs. Chaque indicateur du Référentiel national qualité a son espace dans Réquisit. Vous rangez la preuve correspondante au moment où vous la produisez. L'état de votre dossier est visible à tout moment : quels indicateurs sont couverts, lesquels manquent, lesquels n'ont pas été mis à jour depuis longtemps.
Coffre à preuves organisé par indicateur. Convention, programme, émargement, questionnaire de satisfaction, journal de veille : chaque document est rattaché à l'indicateur qu'il couvre. Quand l'auditeur demande une preuve, vous la trouvez en moins d'une minute. Pas dans Gmail, pas dans Drive, dans Réquisit.
Alertes d'échéances. Réquisit calcule votre fenêtre de surveillance (mois 14 à 22) et votre deadline de renouvellement (mois 36) à partir de votre date de certification. Il vous alerte avant que la fenêtre ne se ferme et avant que la deadline n'approche. Il vous signale aussi quand un indicateur n'a pas eu de mise à jour récente, pour éviter les trous de traçabilité.
Export du dossier d'audit. Quand l'audit arrive, Réquisit génère votre dossier à la demande : preuves organisées par indicateur, datées, dans un format présentable à l'auditeur. Plus de reconstitution de dernière minute.
Pour qui Réquisit est fait
Réquisit est conçu pour les formateurs indépendants et les petits organismes de formation qui gèrent seuls leur conformité Qualiopi. Solo, ou à deux avec une assistante.
Il couvre les 32 indicateurs du RNQ, y compris les indicateurs spécifiques aux CFA, à l'alternance et à la sous-traitance. Les indicateurs conditionnels sont clairement signalés.
Il n'est pas fait pour les organismes de plusieurs dizaines de formateurs, les CFA de grande taille, ou les structures qui ont besoin d'un outil de gestion complet (inscriptions, facturation, planning). Si c'est votre profil, regardez les ERP spécialisés.
Tarifs
Réquisit coûte 17 euros par mois ou 149 euros par an.
En annuel, cela revient à 12,40 euros par mois. C'est moins d'un dixième du coût d'un audit de surveillance.
Le premier mois est gratuit, sans carte bancaire. Vous créez votre compte, vous renseignez votre date de certification, vous commencez à ranger vos preuves. Vous décidez ensuite si vous continuez.
Essai gratuit, sans carte bancaire : requisit.fr/signup
Voir ce que ça donne avant de vous inscrire : requisit.fr/apercu